Informationspflichten nach DSGVO
Erläuterung & Vorlagen
Information von Kunden
- Version: 1.2
- Datum: 01.09.2021
- Format: PDF
- Sprache: Deutsch
Information von Bewerbern
- Version: 1.2
- Datum: 01.09.2021
- Format: PDF
- Sprache: Deutsch
Information von Beschäftigten
- Version: 1.2
- Datum: 01.09.2021
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- Sprache: Deutsch
Wann bestehen Informationspflichten?
Laut Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die Person, deren Daten verarbeitet werden (sog. "betroffene Person") bei Erhebung ihrer Daten zu informieren. Erhebung bedeutet dabei das erstmalige Erfassen von Daten. Typische Situationen dafür sind etwa die Erfassung persönlicher Daten von Neukunden, Bewerbern oder neuen Mitarbeitern.
Darüber hinaus besteht die Pflicht zur Information bei Zweckänderung. Das sind Fälle, in denen personenbezogene Daten bereits vorhanden sind, künftig jedoch für andere Zwecke genutzt werden sollen, als bei ihrer ursprünglichen Erhebung angegeben.
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Wer muss informieren?
Die Informationen zur Datenverarbeitung muss der Verantwortliche bereitstellen. Das ist derjenigen, für dessen Zwecke die Daten verarbeitet werden sollen, vgl. Art. 4 Nr. 7. DSGVO.
Was muss Information enthalten?
Worüber zu informieren ist, ergibt sich aus Art. 13 bzw. Art. 14 DSGVO. Demnach sind zunächst immer Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie - ggf. - die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten mitzuteilen. Zudem sind Zweck, Rechtsgrundlage und Dauer der Verarbeitung zu benennen; außerdem Informationen zu den Rechten, die dem Betroffenen wegen der Verarbeitung zustehen. Weitere Angaben können erforderlich sein. Dies hängt immer vom Einzelfall ab.
Wann müssen Informationen erteilt werden?
Die Pflichtinformationen zur Datenverarbeitung müssen grundsätzlich "bei Erhebung" erteilt werden. Für typische Datenerhebungsvorgänge, die sich regelmäßig wiederholen, empfiehlt sich daher die Festlegung von Standardabläufen und -prozessen. Die Infos für neue Mitarbeiter können bspw. dem Personalerfassungsbogen oder dem Arbeitsvertrag als Anlage beigefügt und mit diesem abgespeichert werden. So wird sichergestellt, dass die Erteilung der Informationen im Einzelfall nicht vergessen wird.
Weiterführende Erläuterungen
Umfassende Erläuterungen zur Informationspflicht finden sich in diesem ausführlichen Leitfaden der BITKOM .
Weitere Muster zur Informationspflicht
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